国家档案局第22号令《电子档案管理办法》自11月1日正式实施。为帮助大家深入理解《办法》的具体条文意图、实施范围及实际操作，我们特地准备了《电子档案管理办法》解读与分析系列短文。今天，我们将接着探讨“《电子档案管理办法》的第三章整理、归档与规范化等。
第三章针对电子文件的整理与归档提出了全面的管理规范。各单位在归档时需确保文件符合整理要求，采集和保存所有相关元数据，并遵循开放标准的格式规范，以利于电子文件的长期保存。条款中的清点、检测、审核等步骤则形成了文件从生成到归档的双重验证机制，保障了档案管理的严谨性和可靠性，使电子档案的整理和归档过程符合国家标准并具备可操作性。
第十四条规定了各类组织机构在整理电子文件时，应明确其归档范围、保管期限以及分类方案，并纳入单位的档案管理制度。这意味着电子文件整理与归档须根据单位的实际情况和法律规定，确定哪些文件应归档及保存期限，并形成档案管理的规范化标准，以确保档案管理的系统性和可操作性。
第十五条明确了归档范围内电子文件从形成、办理到存储的全过程管理要求。文件在办公自动化系统和业务系统中需具有归档功能，且符合国家标准，确保文件真实、完整、可用、安全。文件系统要能够支持电子文件的收集、整理和归档等业务操作，使得归档操作与单位日常工作相融合，并在技术上确保文件在归档环节中的无损转移和存储。
第十六条要求电子文件应当与其元数据一并归档，且归档格式应具备开放性、通用性和可转换性等特征，以支持长期保存。这条规范确保了电子档案不受特定软件或硬件的限制，增加了电子档案在长期保存中的通用性和未来适应性。文件和元数据格式应遵循国家标准，使档案信息在内容、结构和背景信息等方面具备完整性和一致性。
第十七条规定电子文件形成部门在文件形成和收集时需完成保管期限鉴定、分类、命名等操作，并完整采集文件的元数据，禁止使用非开放的压缩或加密技术。这一要求确保了电子文件管理的透明度和开放性，避免因技术限制影响文件的后续管理和利用。尤其是党政机关文件的归档要求去除电子印章的数字签名信息，确保文件本身信息的长期有效。
第十八条强调在归档提交之前，电子文件形成部门和档案管理部门要对文件及元数据进行清点、登记和检测。检测的目的是确保文件的真实性、完整性、可用性和安全性，并由相关责任人确认无误后提交归档。这一操作流程确保了文件归档时的双重审核制度，避免文件归档中的信息遗漏或错误。
第十九条要求档案管理部门对接收的电子档案进行审核，编制档号并确认保管期限，以确保档案符合规范化管理的要求。档案管理部门对归档文件的二次审核，包括档号编制和期限确认等工作，强化了档案系统的结构化管理，确保档案分类存储有序，便于日后检索和使用。
第三章针对电子文件的整理与归档提出了全面的管理规范。各单位在归档时需确保文件符合整理要求，采集和保存所有相关元数据，并遵循开放标准的格式规范，以利于电子文件的长期保存。条款中的清点、检测、审核等步骤则形成了文件从生成到归档的双重验证机制，保障了档案管理的严谨性和可靠性，使电子档案的整理和归档过程符合国家标准并具备可操作性。
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